Organisatie de Vrolijkheid

Organisatie

De Nationale Stichting ter bevordering van Vrolijkheid is een netwerkorganisatie bestaande uit een landelijk kantoor en lokaal zelfstandig werkende teams. In elk azc waar de Vrolijkheid werkt sturen twee programmacoördinatoren een eigen team aan. Deze teams bestaan uit kunstenaars, vrijwilligers en stagiairs; mensen die met kunst en creativiteit investeren in kinderen, jongeren en hun ouders.

Programmacoördinatoren

Programmacoördinatoren plannen, organiseren en coördineren op freelance basis één of meerdere dagen per week kunstzinnige en creatieve activiteiten en voeren dit samen met bewoners en hun team uit in een azc. Zij zijn verantwoordelijk voor het programma, de ruimte, rapportages, administratie en de samenstelling en begeleiding van het team.  Zij betrekken interessante partijen en de lokale gemeenschap bij het programma.  

Programmacoördinatoren zijn zeer bepalend voor de kwaliteit en continuïteit van de Vrolijkheid op een azc en dit stelt hoge eisen aan de werving en selectie. In 2019 werden 59 programmacoördinatoren één tot 2,5 dag per week betaald tegen een standaard tarief van 25 euro per uur inclusief btw.

Kunstenaars/workshopleiders

De Vrolijkheid waarborgt de kwaliteit van kunstzinnige workshops en activiteiten door kunstenaars te betrekken. Zij zijn verantwoordelijk voor het inhoudelijke concept en het begeleiden van het creatieve proces. Zij werken nauw samen met de programmacoördinatoren en stemmen de activiteiten af op de specifieke omstandigheden in azc’s. Kunstenaars die woonachtig zijn op azc’s worden actief betrokken. In 2019 waren in totaal 238 kunstenaars en workshopbegeleiders actief voor de Vrolijkheid.

Vrijwilligers

Vrijwilligers vormen de stabiele basis van de lokale teams. De Vrolijkheid investeert in vrijwilligers met begeleiding, trainingen en inspiratiedagen. Vrijwilligers kunnen bewoners van het azc zijn, of mensen die in de buurt wonen. In 2019 waren in totaal 286 vrijwilligers actief.

Stage 

Een stage bij de Vrolijkheid duurt minimaal drie maanden omdat structuur en vaste gezichten belangrijk zijn voor de continuïteit op het azc. De voorkeur gaat uit naar stages van kunst- en creatieve opleidingen. De mogelijkheden voor stages bij de Vrolijkheid verschillen per locatie. 

Landelijk kantoor

Het kantoor van de Vrolijkheid is gevestigd in Amsterdam. In 2019 bestond het kantoorteam uit 19 werknemers, 14,5 fte in totaal. Het kantoorteam is verantwoordelijk voor de financiële, inhoudelijke, administratieve, juridische, communicatieve en educatieve ondersteuning van de teams in het netwerk. In 2019 vonden ruim 400 werkbezoeken plaats aan de lokale teams. Zo ondersteunde het kantoorteam het netwerk bij de organisatie van de activiteiten, de kwaliteit, uitwisseling, administratie, inspiratie, netwerken en fondsenwerving. Er is geen cao van toepassing op de Vrolijkheid. Het salaris van medewerkers is gebaseerd op een eigen salarishuis dat in lijn is met de richtlijn van Goede Doelen Nederland. 

Directie 

De directeur, Taco Ruighaver, is benoemd door het bestuur en verantwoordelijk voor beleidsvorming, planning, aansturing en uitvoering. De directeur legt verantwoording af aan het bestuur en heeft eens per jaar een functioneringsgesprek met de voorzitter en een lid van het bestuur. De directeur voert tweewekelijks overleg met het kantoorteam en tweewekelijks met het management team (MT). Het MT bestaat uit de directeur, zakelijk leider, landelijk coördinator en de coördinator methodiek en trainingen. Werknemers voeren tweemaal per jaar een functioneringsgesprek met de directeur. In 2019 bedroeg het brutosalaris (inclusief vakantiegeld) van de directeur €75.812 bij een 36-urige werkweek. De totale bezoldiging (salaris inclusief het werkgeversdeel van de pensioenlasten) bedroeg €83.836 Deze directiebeloning ligt onder niveau E (maximaal € 86.578) van de Regeling beloning directeuren van goede doelen organisaties (d.d. 1 april 2019) van de Commissie Normstelling.

Bestuur

Het bestuur van de Vrolijkheid is onafhankelijk en heeft een toezichthoudende rol ten aanzien van de uitvoerende organisatie. Het is daarbij verantwoordelijk voor de strategie, het lange termijn beleid en uitvoering van risicoanalyses.

Bestuursleden worden benoemd voor een termijn van drie jaar met een mogelijke verlenging van één termijn. Het bestuur wordt gevormd door Hassina Bahar, Mayk Koria, Brian Lo Sin Sjoe, Funda Müjde, Charlotte van Rappard-Boon (voorzitter), Samiya Saiid, en Tom Schram (penningmeester). 

De beroepen en nevenfuncties van bestuursleden leveren geen risico op voor belangenverstrengeling en de onafhankelijkheid is niet in het geding. Het bestuur stelt  jaar- en meerjarige strategieplannen vast, net als begrotingen, jaarverslagen en jaarrekeningen. Voorafgaand aan het vaststellen van de jaarrekening informeert een externe accountant het bestuur over de bevindingen. 

Tijdens bestuursvergaderingen rapporteert de directeur aan het bestuur over inhoudelijke, financiële en personele ontwikkelingen. De Erkenning van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) stelt eisen aan de bestuurlijke inrichting van de organisatie. Daarnaast past het bestuur de Code Cultural Governance toe voor goed bestuur en toezicht in de cultuursector. 

Het bestuur voert haar taken onbezoldigd uit. Voor onkosten kunnen bestuursleden op verzoek gebruik maken van een vacatieregeling voor bestuursleden met een maximum van 1700 euro per jaar. Het bestuur kwam viermaal per jaar bijeen voor een bestuursvergadering.

Partners

Bij het realiseren van de doelstellingen ontvangt de Vrolijkheid bijzonder waardevolle steun van Adessium Foundation, Centraal Orgaan opvang asielzoekers, de Nationale Postcode Loterij, Stichting Kinderpostzegels Nederland en het Asiel-, Migratie- en Integratie Fonds. Overige partners staan achterin het verslag genoemd.

De Vrolijkheid heeft een actief fondsenwervingsbeleid dat bestaat uit het benaderen van fondsen, gemeenten en provincies, scholen, kerken, serviceclubs, bedrijven en particuliere donateurs. Dit beleid wordt uitgevoerd door twee landelijk werkende fondsenwervers en een fondsenwerver die lokaal werkende programmacoördinatoren ondersteund bij het werven van lokale fondsen en subsidies.

Zowel landelijk als lokaal werkt de Vrolijkheid samen met partnerorganisaties die financieel en inhoudelijk bijdragen aan de activiteiten van de Vrolijkheid. 

De financiële bijdragen die de Vrolijkheid ontvangt zijn voor het grootste deel geoormerkt voor specifieke projecten of programma’s. Dit was ook in 2019 het geval.

 

Afbeelding

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is bij de Vrolijkheid direct verbonden aan de doelstelling van de organisatie. De stichting legt van nature de nadruk op het sociale aspect van verantwoord ondernemen door maatschappelijke, economische en persoonlijke effecten in acht te nemen.

De Vrolijkheid houdt rekening met belanghebbenden en waakt ervoor dat de organisatie niet deelneemt aan activiteiten die niet in het belang zijn van de doelgroep. Door positieve verhalen te delen geeft de Vrolijkheid een geluid tegen uitsluiting en vooroordelen. 

Als maatschappelijke organisatie draagt de Vrolijkheid waar mogelijk bij aan een duurzame en eerlijke wereld. Dit werkt door in een groene en sociale bedrijfsvoering, zoals groene energie, afvalscheiding en een milieuvriendelijk schoonmaakbedrijf.

De banken en verzekeraars van de Vrolijkheid zijn zoveel mogelijk duurzaam en maatschappelijk verantwoord. 

De stichting zet zich actief in om drempels weg te nemen voor mensen die voor ons werken. De Vrolijkheid wil zo bijdragen aan inclusie en integratie van mensen die recentelijk in Nederland zijn komen wonen.

Afbeelding

Risicobeleid

Eens per jaar inventariseren en bespreken het bestuur, de directie en het managementteam de belangrijkste risico’s en onzekerheden, zowel binnen de Vrolijkheid als in het bredere werkveld. Daarbij ligt de focus op het voorkomen van risico’s, maatregelen om risico’s te verkleinen en preventieve oplossingen. De Vrolijkheid werkt in een veranderende omgeving met onzekerheden, maar is ten aanzien van organisatorische, financiële en bedrijfsrisico’s risicomijdend. 

Operationele en financiële risico’s worden elk kwartaal door het managementteam geanalyseerd waarna een risicomatrix (standaard ISO31000) waar nodig wordt bijgewerkt.

De risicoanalyse van de Vrolijkheid kent vier hoofdcategorieën: strategische, operationele, financiële en juridische risico’s. Per categorie is een percentage geïdentificeerd van de mogelijke kans dat een risico zich voordoet en een bedrag voor de mogelijke impact van dat risico. Zo wordt de waarde voor inherente risico’s bepaald, waarbij beheersmaatregelen leiden tot een restrisico. 

In 2019 leidde de cumulatie van de restrisico’s tot een bedrag van 0,75 miljoen euro waarvoor een continuïteitsreserve van 0,8 miljoen euro werd aangehouden. Dit resulteert in een weerbaarheidsindex van 1.07 (deze index is de ratio van de aanwezige continuïteitsreserve gedeeld door de benodigde reserve volgens de risicokwantificering).

Percentuele verdeling van vier risicocategorieën in de continuïteitsreserve

  • 29% Strategische risico’s
  • 15% Operationele risico’s
  • 52% Financiële risico’s
  • 3 % Risico’s door veranderingen in wet- en regelgeving

Strategische risico’s

Toegang tot azc’s 

Toegang tot azc’s is voor de Vrolijkheid cruciaal in het uitvoeren van de missie.  Deze toegang wordt gegeven door het COA (Centraal Orgaan opvang Asielzoekers). Het COA stelt ruimtes en andere faciliteiten ter beschikking en draagt op een groot aantal locaties ook financieel bij aan de activiteiten van de Vrolijkheid. De bereidheid van een lokaal COA team is doorslaggevend in de toelating van de Vrolijkheid tot een azc. 

Voor de Vrolijkheid is een goede relatie met het COA van groot belang, zowel op operationeel, directioneel als bestuurlijk niveau. Formeel liggen de landelijke afspraken vast in een intentieverklaring op bestuurlijk niveau. Per azc wordt dit aangevuld met een lokaal convenant per azc. 

De samenwerking met het COA in 2019 verliep over het algemeen zeer positief. Dit bleek o.a. uit een stijging van de lokale financiële bijdragen door het COA (die uitkwamen op een bedrag van €105.000), bereidheid om mee te werken aan bijzondere projecten (zoals het Vrolijke Museum) en de afwezigheid van klachten. 

Klachten over de Vrolijkheid worden zorgvuldig afgehandeld met behulp van een heldere klachtenprocedure. In 2019 zijn geen formele klachten binnengekomen.

Toe- en afname van het aantal mensen in de asielopvang kan een effect hebben op de locaties waar de Vrolijkheid werkt als dit resulteert in het openen of sluiten van nieuwe azc’s. Dit risico vangt de organisatie op door te werken met flexibel inzetbare teams en activiteiten en inrichtingselementen die relatief gemakkelijk verplaatsbaar zijn. In 2019 bleef het aantal azc’s redelijk constant. De Vrolijkheid startte op 3 nieuwe locaties (azc Azelo, Baexem en Apeldoorn) en werd niet gedwongen om voortijdig te stoppen door sluitingen. 

Reputatie 

Het onderwerp ‘asiel’ is politiek beladen en de doelgroep is vaak in het nieuws. Door positieve en politiek- en religieus neutrale uitingen blijven de risico’s die samenhangen met de positionering van de Vrolijkheid beperkt. Incidenten en onzorgvuldige communicatie op een azc kunnen leiden tot reputatieschade. Door een laagdrempelige, persoonlijke organisatiecultuur en zorgvuldige begeleiding, training en monitoring van de lokale teams verlaagt de Vrolijkheid de kans hierop. Er wordt alleen gewerkt met mensen die in het bezit zijn van een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en op basis van een ondertekende gedragscode. Daarnaast hanteert de Vrolijkheid een meldprotocol kindermishandeling en (seksueel) misbruik. In 2019 hebben zich geen voorvallen voorgedaan die hebben geleid tot reputatieschade voor de Vrolijkheid. Andere Goede Doelen organisaties zijn wel in het nieuws gekomen met berichten die een impact zouden kunnen hebben op de reputatie van de hele sector. 

Andere aanbieders van activiteiten in azc’s

De uitgesproken focus op kunstzinnige activiteiten maakt de Vrolijkheid uniek in Nederland, maar het is niet de enige organisatie die activiteiten voor kinderen en jongeren organiseert in azc’s. Zo bieden War Child, UNICEF en Save the Children samen binnen het TeamUp programma sport en spelactiviteiten. Ook zijn er een aantal kleinere organisaties lokaal actief. Er bestaat een risico dat de activiteiten van deze organisaties de Vrolijkheid kunnen schaden.

De Vrolijkheid stemt haar activiteiten waar mogelijk goed af met deze andere organisaties, waardoor verschillende programma’s goed naast elkaar uitgevoerd kunnen worden. Dit heeft geen aanwijsbare invloed gehad op de Vrolijkheid.

 

Operationele risico’s

Kwaliteit medewerkers

De Vrolijkheid werkt vanuit een eigen visie en gezamenlijke waarden. De implementatie van methodiek, werkprocedures en trainingen dragen bij aan het borgen van de kwaliteit van het werk van medewerkers. De competenties en weerbaarheid van medewerkers blijven desondanks een voortdurend aandachtspunt. De Vrolijkheid is zorgvuldig in de werving en selectie van nieuwe programmacoördinatoren en kunstenaars. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een intensief trainingsprogramma (de Vrolijke Academie) en monitoring van de kwaliteit en het verloop van medewerkers.

In 2019 verbeterde de kwaliteit van de medewerkers voornamelijk door het hoge aantal trainingen en intervisiebijeenkomsten. Dit resulteerde in een toename van kennis en een grote betrokkenheid bij de organisatie Het verloop onder programmacoördinatoren nam af tot een aantal van 6, waardoor een groot deel van deze kennis verbonden blijft aan de Vrolijkheid.

Fraude 

De laagdrempelige en persoonlijke organisatiecultuur bij de Vrolijkheid draagt bij aan het voorkomen van fraude. De lijntjes zijn kort, mensen kennen elkaar en afspraken zijn transparant. De financiële- en contractadministratie is ingericht volgens het zogenaamde ‘4-ogenprincipe’ en adequate functiescheiding versterkt de rechtmatigheid van afspraken en betalingen. In 2019 werden geen gevallen van fraude gemeld of waargenomen.

Financiële risico’s

Rechtmatige bestedingen

Stichting de Vrolijkheid minimaliseert financiële risico’s en beheert het vermogen op direct opvraagbare spaarrekeningen bij Triodosbank, ING Bank en SNS Bank. Gegeven haar inkomstenbasis en vermogenspositie is de Vrolijkheid risicomijdend. Met inachtneming van ethische normen streeft de stichting naar een maximaal financieel rendement.

De beschikbare liquide middelen zijn door het veelal projectmatige karakter tijdelijk en derhalve ongeschikt voor het beleggen in aandelen, obligaties, onroerend goed of andere risicodragende beleggingen.

Baten worden veelal achteraf definitief vastgesteld wanneer is aangetoond dat aan de subsidievoorwaarden is voldaan. Voldoende kennis van deze voorwaarden, controle op de uitvoering van projecten, advies en alertheid ten aanzien van veranderingen dragen zorg voor rechtmatige bestedingen binnen de Vrolijkheid. In 2019 werden geen onrechtmatige bestedingen geconstateerd.

Afhankelijkheid van een klein aantal grote fondsen

In verband met risicospreiding is het voor de Vrolijkheid van belang niet afhankelijk te zijn van één of enkele inkomstenbronnen. Dit bleef ook in 2019 een aandachtspunt voor het aandeel vrij te besteden inkomsten. De projectinkomsten van de Vrolijkheid kenmerken zich door een grote mate van spreiding. Zowel grote en kleine, landelijke en lokale fondsen, subsidies, kerken, serviceclubs en donateurs dragen bij aan een gevarieerd palet aan inkomsten.

Liquiditeit

Inzicht in de liquiditeit is essentieel voor de financiering van de activiteiten. Fondsen en subsidies worden onder verschillende voorwaarden toegekend met gevolgen voor het tijdstip waarop overgegaan wordt tot uitbetaling. De Vrolijkheid ontvangt haar inkomsten vooraf, achteraf en/of op basis van voorschotten. De liquiditeitspositie

wordt minimaal eens per kwartaal geanalyseerd. Inhoudelijke en financiële planning en monitoring beperkt mogelijke over- en onderbesteding. Helderheid over declarabele kosten en de naleving daarvan voorkomt dat kosten achteraf als niet subsidiabel worden beoordeeld. Zo voorkomt de Vrolijkheid lager vastgestelde subsidies en mogelijke terugbetaling. Wanneer subsidies eenmaal zijn vastgesteld vervalt het risico op terugbetaling. Bij meerjarige projecten neemt het risico op mogelijke terugbetaling toe omdat dit veelal om grotere bedragen gaat over een langere termijn.

In 2019 was er voldoende liquiditeit aanwezig voor de uitvoering van alle projecten en de reguliere bedrijfsvoering. Doordat eind december een bedrag van €1.595.000 vooruit werd ontvangen van de Nationale Postcode Loterij is het vooruitzicht dat de liquiditeit ook voor de komende drie jaar geen probleem zal zijn.

Afbeelding

Monitoring en rapportages

Ieder kwartaal stellen programmacoördinatoren inhoudelijke rapportages op van de activiteiten op het azc. Zo’n kwartaalrapportage geeft inzicht in het aantal deelnemers dat is bereikt, het aantal workshops en projecten, de status van de regionale fondsenwerving, voorbeelden en verhalen, de planning van het komende kwartaal en personele ontwikkelingen.

Aan de hand van deze rapportages worden resultaten gevolgd en doelstellingen waar nodig aangepast. Via intranet wordt inzicht verschaft in de lokale budgetten en dekkingsplannen. Dit is in 2019 gewijzigd door de introductie van een nieuw CRM systeem. Dit systeem werd in september in gebruik genomen en zal intranet uiteindelijk overbodig maken. De financiële overzichten voor de lokale teams worden elke 6 weken geactualiseerd in het CRM systeem. 

Onderdeel van het CRM systeem is een ‘tel app’ die workshopbegeleiders in staat stelt om eenvoudig het aantal kinderen per workshop door te geven op hun eigen mobiele telefoon. Dit vergroot het inzicht in het bereik van de Vrolijkheid.

De financiële en inhoudelijke resultaten worden gebundeld tot een managementkwartaalrapportage. De directeur beoordeelt deze en rapporteert aan het bestuur.

Verslaglegging en transparantie

De Vrolijkheid houdt in alle lagen van de organisatie toezicht op de optimale besteding van middelen, zodat de doelstelling zo effectief en doelmatig mogelijk gerealiseerd wordt.

Intern wordt eens per kwartaal verslag uitgebracht door middel van uitgebreide geconsolideerde kwartaalrapportages, bestaande uit een staat van baten en lasten, lastenverdeling, een liquiditeitsoverzicht, balans en financieel

overzicht van de budgetten per azc. Het bestuur stelt deze rapportages vast. Publieke verantwoording vindt plaats in dit jaarverslag en in de jaarrekening. Waar nodig ontvangen projectfinanciers een rapportage van afzonderlijke projecten.

In 2019 werd het CBF certificaat (Centraal Bureau Fondsenwerving) gecontinueerd. Het CBF is de toezichthouder voor goede doelen in Nederland. Het CBF controleert goede doelen en beoordeelt het bestuur, beleid en bedrijfsvoering en de wijze waarop verslag wordt uitgebracht.

 

Wet- en regelgeving 

De Vrolijkheid werkt veel met freelancers en volgt de veranderende wet- en regelgeving op de voet. De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) is hierbij van toepassing. Legaltree, PwC en verloningsbedrijf Tentoo adviseren de Vrolijkheid en elk jaar wordt geëvalueerd of de wijze waarop freelancers worden ingehuurd voldoet aan de wet. In 2019 zijn geen veranderingen opgetreden en maakte de Vrolijkheid gebruik van model opdrachtovereenkomsten en verloning via Tentoo.

Met ingang van 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit heeft ook gevolgen voor de Vrolijkheid. Het beleid is aangepast in overeenstemming met deze nieuwe wet. 

Het bestuursverslag en de jaarrekening van de Vrolijkheid zijn opgesteld in overeenstemming met Richtlijnen 640 en 650 Fondsenwervende Instellingen. Het bestuur van Stichting de Vrolijkheid heeft op 10 maart 2020 het jaarverslag en de jaarrekening over 2019 vastgesteld.